北(bei)京(jing)2021年6月(yue)(yue)10日(ri) /美通社/ -- 相(xiang)信很(hen)多(duo)人都(dou)被無效會(hui)(hui)議困擾(rao)過。尤其是作為管理者，很(hen)多(duo)時候(hou)一天有7-8個會(hui)(hui)，從(cong)一踏進(jin)辦公室的(de)(de)瞬間，你的(de)(de)時間就不屬于你了(le)。2021年5月(yue)(yue)25日(ri)，創(chuang)(chuang)業酵(jiao)母創(chuang)(chuang)始人張麗俊(jun)老師在“張麗俊(jun)講管理”話題專欄做了(le)主題分享——“什么是正(zheng)確(que)的(de)(de)開會(hui)(hui)姿(zi)勢”。話題從(cong)管理者角度深(shen)度剖析如何有效、高效組織會(hui)(hui)議，幫助大(da)家擺脫低效、無效會(hui)(hui)議，高效率達成會(hui)(hui)議目標。

一、會議的明線：七步曲

低效(xiao)、無效(xiao)的(de)會議(yi)花樣百(bai)(bai)出(chu)，但高效(xiao)的(de)會議(yi)一定有百(bai)(bai)試不(bu)爽的(de)“套路(lu)”，我們稱之為“會議(yi)七步曲”。這“七步曲”是幫助我們開(kai)好一場會的(de)明線(xian)。 

第一步：明確會議目標和達成的價值貢獻

我們每次開會，都要有(you)(you)(you)一個(ge)明(ming)確的(de)目標或需要解(jie)決(jue)的(de)解(jie)決(jue)問(wen)題，要把(ba)開會的(de)時間控制在一小(xiao)時以(yi)內。只(zhi)有(you)(you)(you)這(zhe)樣，才能(neng)讓所有(you)(you)(you)人有(you)(you)(you)備而來，并且(qie)高效(xiao)的(de)拿著結論(lun)回去。

第二步：只邀請有效人員參加會議

每次(ci)開(kai)會，只(zhi)邀請有(you)效人(ren)員參(can)加，不(bu)要(yao)隨意擴大和縮小會議規模。決策會議，只(zhi)需要(yao)關鍵人(ren)員參(can)加；學(xue)習分享，盡(jin)量(liang)多讓(rang)相關人(ren)員參(can)加；宣布重(zhong)要(yao)事項，必須全員參(can)加；涉及隱私的談話(hua)，只(zhi)能一對一。

第三步：所有人做好會議相關的準備

開會(hui)，有(you)沒有(you)好的主持人是關鍵。會(hui)前，主持人要確保大(da)家都知道會(hui)議(yi)目(mu)標和進度議(yi)程，確保收集到(dao)所有(you)會(hui)議(yi)所需的報告、課件(jian)、數(shu)據(ju)等資料。 

第四步：有效的會議主持人

就像前一條說的，主持人需要敦促大家做準備，要控制會議進程和確保拿到結果。

會議的載體就是主(zhu)持(chi)，可以說，沒有(you)好主(zhu)持(chi)人就沒有(you)好會議。

第五步：嚴格遵守會議流程

高效會議(yi)，必須要嚴(yan)格控制(zhi)流程和時(shi)間。 

第六步：達成共識

哪怕只有階段性的(de)結論，也(ye)是需要(yao)達成共識的(de)。

第七步：必須有跟進記錄

達成共識(shi)之后，有(you)跟進的(de)規劃、有(you)會議記錄，有(you)落地的(de)措施。

二、開好會議的暗線 

主(zhu)持(chi)人(ren)(ren)對于一場會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)的(de)(de)作(zuo)用非常重要。所(suo)以高效(xiao)會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)的(de)(de)暗線，就是合(he)格的(de)(de)會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)主(zhu)持(chi)人(ren)(ren)。怎樣(yang)衡(heng)量主(zhu)持(chi)人(ren)(ren)是否合(he)格？

1、你一定要(yao)(yao)知道，會議為什么(me)要(yao)(yao)開，開要(yao)(yao)達到什么(me)目(mu)的(de)，這場(chang)會給參會的(de)所有人帶(dai)來(lai)哪些價值(zhi)。

2、有相(xiang)關的會(hui)議(yi)準(zhun)備，尤其提(ti)問的準(zhun)備。

好的會議主持人會自己設計問題，希望通過拋問題引發大家思考，通過拋問題得到結論，讓大家在提問和回答的過程中產生真正的共識。提問的最高境界，是通過案例的剖析來達成共識，用別人的嘴說出你想要的答案。  

3、有預想的答案。

好的(de)(de)主持人(ren)在開會之前會預想一個問(wen)題的(de)(de)答案。如(ru)果會后(hou)得(de)出的(de)(de)共識和你的(de)(de)預想八九不離(li)十，說明(ming)(ming)主持人(ren)的(de)(de)功力高。如(ru)果最后(hou)合理的(de)(de)推(tui)翻了(le)這個預想，也是一件好事，說明(ming)(ming)你的(de)(de)認知被更(geng)新了(le)。

三、為什么你開的會就是低效？

很多人會說(shuo)，張麗(li)俊老(lao)師，為什么我按(an)照流程來開會，也做(zuo)好(hao)了主持人的(de)工作，但還是沒有效率呢？出現這(zhe)種現象，你的(de)公司可能存在三種問題：

1、專業主義

專(zhuan)業主義思維(wei)總是在(zai)告訴大家，我(wo)是專(zhuan)業的，要(yao)聽我(wo)的；你不聽我(wo)的，就是你不夠專(zhuan)業。這樣的領(ling)導會局限于專(zhuan)業領(ling)域(yu)當中，不會和(he)別(bie)的部門鏈接。一旦出了問題(ti)就傾向于扣(kou)帽子、甩鍋、死不認(ren)錯(cuo)，讓溝通協同(tong)全(quan)都(dou)變成了雞同(tong)鴨(ya)講。

2、本位主義

這樣的(de)人不考慮公司整體(ti)的(de)目標和共同創造(zao)的(de)價值，只想要本部門的(de)訴求，甚至把個人利益凌駕于組(zu)織(zhi)利益之(zhi)上(shang)。如(ru)果對面部門指出問題，本位主義(yi)的(de)領導會立(li)馬(ma)發(fa)火，說你在挑戰我的(de)權威嗎？本位主義(yi)是毀掉跨部門協同的(de)殺(sha)手(shou)。

3、形式主義

形式主義就(jiu)是(shi)(shi)沒有結果導向，是(shi)(shi)做給下屬和(he)老板看的，沒有給自(zi)己(ji)看。開會走形式，落地不(bu)(bu)執行，自(zi)然沒有效果。管(guan)理者要(yao)克服內心(xin)的障礙，以(yi)結果為(wei)(wei)導向，有沖突的時候不(bu)(bu)要(yao)以(yi)自(zi)我(wo)為(wei)(wei)中心(xin)，也不(bu)(bu)要(yao)以(yi)自(zi)己(ji)的價值為(wei)(wei)綱領，破(po)除(chu)私心(xin)，放下固執。

四、有效會議的場景案例

說(shuo)了(le)這么多，會到底怎么開？

下面以在線(xian)營銷部(bu)門為(wei)例子(zi)，為(wei)大家展示一些(xie)開(kai)會場景。

1、和老板做營銷預算，該怎么開會？

（1）知道營銷預算的總池子是多少，有目標規劃。想清楚你要什么、老板要什么、共同目標是什么。給出具體細節：廣告投放下去，能帶來多少銷售額，ROI是1:3還是1:5，這筆預算如何花得有效率？
（2）邀請相關的人（KP）參會，包括老板、財務、人力等。
（3）發(fa)會議通(tong)知，把分析報告(gao)發(fa)給與會的人，并要求大家都看過(guo)報告(gao)。

2、與協同部門意見有分歧，如何開會？

這類協同(tong)會議的(de)爭吵(chao)點在于，銷售(shou)部門(men)認為你提供的(de)線(xian)索數量不達標、質量不夠(gou)；而在線(xian)營銷要證明這其中有(you)沒(mei)有(you)銷售(shou)跟進不及時、與客戶的(de)溝通不專業的(de)問題(ti)。

協同(tong)的(de)(de)本質就是(shi)沒有共同(tong)的(de)(de)目標和共同(tong)的(de)(de)價值。這(zhe)種情況下，會(hui)議目標第一件事：想清楚(chu)你(ni)要(yao)什么，你(ni)們共同(tong)要(yao)什么。

你需要有很好的解決策略：

講清楚線索是怎么來的，如何提高質量。通過數據分析，證明哪些線索是好的。
通過(guo)案例(li)證明(ming)哪(na)些線(xian)索(suo)(suo)是(shi)被浪費掉了（不當跟(gen)進(jin)、客戶投訴），證明(ming)線(xian)索(suo)(suo)沒(mei)有被重視。

結語：

尊重自己的時間(jian)(jian)，是(shi)管(guan)(guan)理(li)者最基本的素養；尊重所(suo)有人的時間(jian)(jian)，是(shi)管(guan)(guan)理(li)者負責任(ren)的表現。無(wu)(wu)論開什么會，都要避免專業主義(yi)、本位主義(yi)和(he)形(xing)式主義(yi)。開會，是(shi)組織(zhi)管(guan)(guan)理(li)的潤滑劑(ji)，部門(men)關系的粘合劑(ji)，業務發展(zhan)的助燃劑(ji)。所(suo)以，消(xiao)滅無(wu)(wu)效會議(yi)是(shi)管(guan)(guan)理(li)者的職責。

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